Manajemen Operasi

Pengertian Manajemen Operasi

Manajemen Operasi adalah serangkaian aktivitas yang menghasilkan nilai dalam bentuk barang dan jasa dengan mengubah input menjadi output. Sehingga manajemen operasi adalah penerapan ilmu manajemen untuk mengatur kegiatan operasi secara efektif dan efisien.

Sistem Produksi

Yang dimaksud dengan sistem adalah merupakan suatu rangkaian unsur-unsur yang saling terkait dan dan tergantung serta saling pengaruh-mempengaruhi satu dengan yang lainnya, yang keseluruhannya merupakan suatu kesatuan bagi pelaksanaan kegiatan bagi pencapaian suatu tujuan tertentu.

Sistem produksi tidak hanya terdapat pada industri manufaktur, tetapi juga dalam industri jasa seperti perbankan, asuransi, pasar swalayan dan rumah sakit. Sistem produksi dan operasi dalam industri jasa menggunakan bauran yang berbeda dari masukan yang dipergunakan dalam industri manufaktur.

Sistem produksi yang sering dipergunakan dapat dibedakan atas 2 macam yaitu :

1.      Proses produksi yang kontinue (continuous process) – dimana peralatan produksi yang digunakan disusun dan diatur dengan memperhatikan urut-urutan kegiatan atau routing dalam menghasilkan produk tersebut, serta arus bahan dalam proses telah distandardisir.

2.      Proses produksi yang terputus-putus (intermitten process) – dimana kegiatan produksi dilakukan tidak standar, tetapi didasarkan produk yang dikerjakan, sehingga peralatan produksi yang digunakan disusun dan diatur yang dapat bersifat lebih luwes ( flexible ) untuk dapat dipergunakan bagi menghasilkan berbagai produk dan berbagai ukuran.

3.      Proses produksi yang bersifat proyek – dimana kegiatan produksi dilakukan pada tempat dan waktu yang berbeda-beda, sehingga peralatan produksi yang digunakan ditempatkan di tempat atau lokasi dimana proyek tersebut dilaksanakan dan pada saat yang direncanakan.

Setiap sistem terdiri dari subsistem yang lebih kecil, sehingga dalam perusahaan sebagai suatu organisasi, sistem pengorganisasiannya terdiri dari beberapa subsistem, yang merupakan subsistem fungsional.

Ada 3 macam subsistem dalam perusahaan yang dapat dibedakan yaitu :

1.      Sistem Perumusan Kebijaksanaan (Policy Formulating System

2.      Sistem Pengendalian Umum (General Control System) direncanakan dapat tercapai.

3.      Sistem Pengorganisasian Antara (Intermediate Organisasi System)

Proses Produksi

Jenis-jenis proses produksi itu sangatlah banyak. Tetapi yang umum terdapat 2 jenis proses produksi yaitu :

1.      Proses produksi terus-menerus (continuous processes) adalah suatu proses produksi yang mempunyai pola atau urutan yang selalu sama dalam pelaksanaan proses produksi di dalam perusahaan.

2.      Proses produksi terputus-putus (intermitten processes) adalah suatu proses produksi dimana arus proses yang ada dalam perusahaan tidak selalu sama.

Ciri-ciri proses produksi terus-menerus adalah :

1.      Produksi dalam jumlah besar (produksi massa), variasi produk sangat kecil dan sudah distandardisir.

2.      Menggunakan product lay out atau departementation by product.

3.      Mesin bersifat khusus (special purpose machines)

4.      Operator tidak mempunyai keahlian/skill yang tinggi.

5.      Salah satu mesin /peralatan rusak atau terhenti, seluruh proses produksi terhenti.

6.      Tenaga kerja sedikit

7.      Persediaan bahan mentah dan bahan dalam proses kecil

8.      Dibutuhkan maintenance specialist yang berpengetahuan dan pengalaman yang banyak

9.      Pemindahan bahan dengan peralatan handling yang fixed ( fixed path equipment ) menggunakan ban berjalan ( conveyor ).

Kebaikan proses produksi terus-menerus adalah :

1.      Biaya per unit rendahbila produk dalam volume yang besar dan distandardisir.

2.      Pemborosan dapat diperkecil, karena menggunakan tenga mesin.

3.      Biaya tenaga kerja rendah.

4.      Biaya pemindahan bahan di pabrik rendah karena jaraknya lebih pendek.

Sedangkan kekurangan proses produksi terus-menerus adalah :

1.      Terdapat kesulitan dalam perubahan produk.

2.      Proses produksi mudah terhenti, yang menyebabkan kemacetan seluruh proses produksi

3.      Terdapat kesulitan menghadapi perubahan tingkat permintaan.

Ciri-ciri proses produksi yang terputus-putus adalah :

1.      Produk yang dihasilkan dalam jumlah kecil, variasi sangat besar dan berdasarkan pesanan.

2.      Menggunakan process lay out (departementation by equipment).

3.      Menggunakan mesin-mesin bersifat umum (general purpose machines) dan kurang otomatis.

4.      Operator mempunyai keahlian yang tinggi.

5.      Proses produksi tidak mudah berhenti walaupun terjadi kerusakan di salah satu mesin.

6.      Menimbulkan pengawasan yang lebih sukar.

7.      Persediaan bahan mentah tinggi

8.      Pemindahan bahan dengan peralatan handling yang flexible (varied path equipment) menggunakan tenaga manusia seperti kereta dorong (forklift).

9.      Membutuhkan tempat yang besar.

Kelebihan proses produksi terputus-putus adalah :

1.      Flexibilitas yang tinggi dalam menghadapi perubahan produk yang berhubungan dengan,

·         process lay out

·         mesin bersifat umum (general purpose machines)

·         sistem pemindahan menggunakan tenaga manusia.

2.      Diperoleh penghematan uang dalam investasi mesin yang bersifat umum.

3.      Proses produksi tidak mudah terhenti, walaupun ada kerusakan di salah satu mesin.

Sedangkan kekurangan proses produksi terputus-putus adalah :

1.      Dibutuhkan scheduling, routing yang banyak karena produk berbeda tergantung pemesan.

2.      Pengawasan produksi sangat sukar dilakukan.

3.      Persediaan bahan mentah dan bahan dalam proses cukup besar.

4.      Biaya tenaga kerja dan pemindahan bahan sangat tinggi, karena menggunakan tenaga kerja yang banyak dan mempunyai tenaga ahli.

 PerusahaanManufaktur

Perusahaan manufaktur adalah perusahaan yang memproses bahan mentah hingga berubah menjadi barang yang siap untuk dipasarkan. Semua proses yang terjadi di industri ini umumnya melibatkan berbagai peralatan modern.

Sebuah perusahaan manufaktur (sebelumnya pabrikan) atau factory plantation adalah sekumpulan bangunan industri, atau lebih umum sebuah kompleks yang memiliki beberapa bangunan, di mana para pekerja memproduksi barang atau mengoperasikan mesin pengolahan dari satu produk ke produk yang lain. Kebanyakan manufaktur modern memiliki gudang besar atau gudang-seperti fasilitas yang berisi peralatan berat yang digunakan untuk lini perakitan dan produksi. Biasanya, perusahaan jenis ini mengumpulkan dan memusatkan segala sumber daya: buruh, modal, dan plantasi mesin untuk menghasilkan sejenis produk yang berkualitas.

Ciri-ciri perusahaan Manufaktur

1.      Kegiatannya memproses barang mentah menjadi produk jadi

2.      Pendapatannya berasal dari penjualan produk

3.      Terdapat Harga pokok Penjualan untuyk menentukan laba/rugi

4.      4Biaya produksi terdiri dari Biaya Bahan Baku, Biaya Tenaga Kerja, dan Biaya Overhead Pabrik

Dagang Dan Jasa

Perusahaan dagang

Perusahaan dagang adalah perusahaan yang kegiatan utama /pokok melakukan pembelian suatu barang untuk dijual kembali tanpa mengubah bentuk maupun fungsi dari barang tersebut. Contoh: toko buku, toko perlengkapan sekolah, dan alat elektronik.

Kelebihan perusahaan dagang:

1.      menjual barang tanpa mengolah terlebih dahulu

2.      kualitas barang dapat diketahui secara langsung oleh konsumen

kekurangan perusahaan dagang:

1.      di perlukan tempat untuk memajang(display) b arang

2.      diperlukan tempat untuk menyimpan barang

3.      diperlukan alat angkut untuk mengirim barang kepada konsumen

4.      barang yang sudah dibeli konsumen dapat dikembalikan (retur) sehingga perusahaan tidak jadi memperoleh penghasilan

ciri-ciri perusahaan dagang:

1.      penghasilan diperoleh dari hasil penyerahan/penjualan barang dagangan

2.      barang dagangan yang diperjual belikan tidak diubah bentuk maupun fungsinya

3.      rekening-rekening yang terdapat pada perusahaan dagang antara lain: pembelian atau persediaan barang dagangan, retur dan pengurangan harga pembelian, potongan pembelian, beban angkut pembelian, penjualan, retur dan pengurangan harga penjualan, potongan penjualan, harga pokok penjualan, beban nagkut penjualan.

4.      Beban usaha perusahaan dibedakan dalam dua kelompok yaitu: beban pemasaran dan beban administrasi umum.

Perusahaan jasa

Perusahaan jasa adalah perusahaan yang didirikan seseorang atau sekelompok orang yang kegiatan utama/pokok bergerak dalam bidang pelayanan jasa atau menjual jasa.

Kelebihan perusahaan jasa:

1.      Tidak perlu tempat untuk memajang barang

2.      Tidak diperlukan tempat untuk menyimpan barang (gudang)

3.      Tidak perlu alat angkut untuk mengirim barang pada konsumen

Kekurangan perusahaan jasa:

1.      Kualitas jasa dapat diketahui setelah konsumen membeli jasa

2.      Jasa yang sudah dibeli tidak dapat dikembalikan (diretur)

Perbedaan antara perusahaan jasa dengan perusahaan dagang

Ø  Dilihat dari penghasilan

Perusahaan jasa : penghasilan jasa (penyerahan jasa berupa kenikmatan) Perusahaan dagang: penjualan barang dagang (penyerahan barang tanpa mengolah lebih dahulu

Ø  Dilihat dari rekening yang ada:

Perusahaan jasa: pendapatan jasa

Perusahaan dagang: penjualan , retur penjualan dan pengurangan harga, potongan penjualan, harga pokok penjualan, pembelian/persediaan barang dagangan, beban angkut pembelian, retur pembelian dan pengurangan harga, potongan pembelian

Ruang lingkup Manajemen Operasi

Perbedaan pokok antara Manajemen Operasi dengan OR atau MS atau IE adalah bahwa MO merupakan bidang manajemen sedang OR/ MS merupakan aplikasi metode kuantitatif untuk pengambilan keputusan di segala bidang, sementara IE merupakan disiplin ilmu teknik. Dengan demikian MO menggunakan OR/ MS sebagai alat untuk pengambilan keputusan seperti misalnya dalam penyusunan skedul dengan menggunakan jalur kritis, dan dalam beberapa hal memiliki topic bahasan yang sama dengn IE seperti otomatisasi pabrik.

Ruang lingkup Manajemen Operasi mencakup tiga aspek utama yaitu: 1) Perencanaan Sistem Produksi. Perencanaan Sistem Produksi ini meliputi Perencanaan Produk, Perencanaan Lokasi Pabrik, Perencanaan Layout Pabrik, Perencanaan Lingkungan Kerja, Perencanaan Standar Produksi. 2) Sistem Pengendalian Produksi. Meliputi pengendalian proses produksi, bahan, tenaga kerja, biaya, kualitas dan pemeliharaan. 3) Sistem Informasi Produksi. Aspek ini meliputi struktur organisasi, Produksi atas dasar pesanan, Mass Production. Ketiga aspek dan komponen-komponennya tersebut agar dapat berjalan dengan baik perlu planning, organizing, directing, coordinating, controlling (Management Process).

Dalam perencanaan manajemen produksi/operasi, perencanaan hingga pengambilan keputusan dilakukan dengan menggunakan pendekatan kalsifikasi hirarkhis (Hierarchical Classifications). Artinya, perencanaan dan keputusan ditempatkan pada tiga kategori yakni:

1.      Keputusan dan Rencana Strategik 

2.      Keputusan dan Rencana Taktis

3.      Keputusan dan Rencana Operasional

            Just In Time (JIT) dan Kanban

JIT dan Kanban merupakan metode lain untuk menentukan jumlah persediaan* yang paling tepat bagi perusahaan dalam mengelola kegiatan operasi.

JIT

Just in Time (JIT), adalah cara produksi dengan menentukan jumlah produksi berdasar jumlah barang yang benar-benar diminta, pada saat ada permintaan dengan tepat waktu. Filosofi JIT digunakan pertama kali di Jepang oleh Toyota, kemudian diadopsi oleh banyak perusahaan manufaktur di Jepang dan Amerika Serikat seperti Hewlett Packard, IBM dan Harley Davidson.

Prinsip dasar JIT adalah meningkatkan kemampuan perusahaan secara terus-menerus dengan tanggap terhadap perubahan dan mengurangi pemborosan. Ada empat aspek pokok dalam konsep JIT, yaitu:

1. Menghilangkan semua aktivitas dan surnber-sumber yang tidak memberikan nilai tambah terhadap produk yang dihasilkan 
2. Menjaga komitmen terhadap kualitas
3. Mendorong perbaikan secara berkesinambungan untuk meningkatkan efisiensi.
4. Menyederhanakan aktivitas invisible dan meningkatkan aktivitas visible yang memberikan nilai tambah.

Sistem ini ciri-cirinya antara lain adalah sebagai berikut:

1. Pemindahan material dengan pull method, artinya pemindahan material dari bagian satu ke bagian berikutnya didasarkan atas jumlah yang dibutuhkan saat ini saja. Penentuan jumlah produksi juga hanya didasarkan atas permintaan yang sekaraag ada saja, tidak didasarkan pada ramalan penjualan. 
2. Kualitas produk harus selalu bagus, dengan cara quality circle, yaitu setiap barang yang dihasilkan di setiap bagian atau tahapan produksi harus selalu bagus. Kalau tidak memenuhi persyaratan kualitas haras ditolak. Hal ini akan meminimumkan kerasakan barang
3. Jumlah pemesanan harus rendah, untuk meminimumkan jumlah barang yang ada di dalam pabrik. 
4. Beban kerja seimbang sesuai kapasitas kerja mesin. 
5. Standardisasi komponen dan metode kerja, artinya komponen yang dipergunakan harus ada keseragaman ukuran, bentuk, dan sifat lain, sehingga dapat digunakan untuk beberapa macam produk. Metode kerja yang standar akan memudahkan para karyawan bekerja, dan meningkatkan efisiensi kerja. 
6. Hubungan dengan supplir dekat, untuk menjaga pemenuhan kebutuhan bahan baku dan bahan pembantu supaya ready stock.
7. Sumber daya manusia fleksibel, dapat melaksanakan beberapa macam pekerjaan, untuk menjaga kemungkinan-kemungkinan kekurangan tenaga kerja atau kemacetan pada suatu pusat kerja.
8. Produksi berfokus pada produk, artinya perencanaan proses serta arus barang sesuai dengan urut-urutan pekerjaan dalam membuat suatu barang. 
9. Automatisasi 
10. Preventife maintenance.

Manfaat-manfaat yang dapat diperoleh dengan menggunakan JIT antara lain adalah sebagai berikut:

1. Mengurangi biaya tenaga kerja langsung dan tidak langsung sebagai akibat adanya penghapusan kegiatan seperti penyimpanan persediaan.
2. Mengurangi ruangan atau gudang untuk penyimpanan barang.
3. Mengurangi waktu set up dan penundaan jadwal produksi. 
4. Mengurangi pemborosan baraag rusak dan barang cacat dengan mendeteksi kesalahan pada sumbernya.
5.  Mengurangi lead time karena ukuran lot yang kecil.  
6. Penggunaan mesin dan fasilitas produksi lebih baik.  
7. Dapat menciptakan hubungan yang lebih baik dengan supplier.  
8. Layout pabrik menjadi lebih baik. 
9. Integrasi  dan komunikasi  diantara fungsi-fungsi  manejemen menjadi lebih baik. 
10. Pengendalian kualitas dalam proses.

System Kanban

Adalah catatan-catatan untuk mengendalikan arus produksi dalam pabrik. Sistem kartu yang berisi catatan ini menunjukkan instruksi bagi karyawan tentang apa yang harus diproduksi, jumlahnya, dan kapan harus dikerjakan. Sistem Kanban digunakan untuk mengendaiikan produksi melalui penggunaan tanda-tanda atau kartu-kartu sehingga dapat memastikan bahwa komponen komponen atau bahan-bahan tersedia pada saat dibutuhkan. Tujuannya adalah untuk efisiensi produksi dengan menekan jumlah bahan dalam proses dan jangka waktu penyelesaian proses produksi.

Sistem Kanban dasar menggunakan tiga kartu, yaitu:

1. Kartu Penarikan (Withdrawl Kanban)

Kartu ini digunakan untuk menentukan jumlah yang digunakan untuk proses selanjutnya yang harus diambil dari proses sebelumnya.

 

2. Kartu Produksi (Production Kanban)

Kartu ini dipakai untuk menentukan jumlah yang harus diproduksi pada proses sebelumnya.

3. Kartu Penjual (Vendor Kanban)

Kartu ini digunakan untuk memberitahu para pemasok agar mengirimkan komponen-komponen atau bahan-bahan sejumlah tertentu dan menentukan kapan komponen-komponen atau bahan-bahan tersebut diperlukan.

Six Sigma

Six Sigmaadalah suatu alat manajemen baru yang digunakan untuk mengganti Total Quality Management( TQM ), sangat terfokus terhadap pengendalian kualitas dengan mendalami sistem produksi perusahaan secara keseluruhan. Memiliki tujuan untuk, menghilangkan cacat produksi, memangkas waktu pembuatan produk, dan mehilangkan biaya. Six sigma juga disebut sistem komprehensive - maksudnya adalah strategi, disiplin ilmu, dan alat - untuk mencapai dan mendukung kesuksesan bisnis. Six Sigmadisebut strategi karena terfokus pada peningkatan kepuasan pelanggan, disebut disiplin ilmu karena mengikuti model formal,yaitu DMAIC( Define, Measure, Analyze, Improve, Control )dan alat karena digunakan bersamaan dengan yang lainnya, seperti Diagram Pareto(Pareto Chart) dan Histogram. Kesuksesan peningkatan kualitas dan kinerja bisnis, tergantung dari kemampuan untuk mengidentifikasi dan memecahkan masalah. Kemampuan ini adalah hal fundamental dalam filosofi six sigma.

Faktor penting dalam implementasi Six Sigma

1. Dukungan dari Top levelSix sigma menawarkan pencapaian yang terukur yang tidak akan mampu ditolak oleh pemimpin perusahaan, yang dikerjakan oleh seorang super star yg sangat tahu apa yg harus dilakukan di bidangnya (Black Belt, Project Champion, Executive Champion).
2. Tim yang hebat Para Executive Champion, Deployment Champions, Project Champions, Master Black Belts, Black Belts, dan Green Belts adalah orang-orang yg terlatih dengan baik untuk mengerjakan proyek Six Sigma.
3. Training yg berbeda dgn yg pernah ada. Anggota proyek Six Sigma adalah mereka yg pernah ditraining secara khusus dengan biaya antara $15,000-$25,000 per Black Belt, yg akan dibayar melalui saving yg didapat dari setiap proyek Six Sigma.
4. Alat ukur yg baru, dengan menggunakan DPMO (Defects Per Million Opportunities) yang berhubungan erat dgn Critical to Quality (CTC) yg diukur berdasarkan persepsi customer, yg bisa dibandingkan antar departemen atau divisi dalam satu perusahaan.
5. Tradisi perusahaan yg baru, yaitu mempromosikan usaha untuk melakukan peningkatan kualitas secara terus menerus.

DMAIC

Metode yang digunakan General Electric dan beberapa organisasi lain untuk meningkatkan proses ( termasuk didalamny proses produksi ) diringkas dengan inisial DMAIC (Define, Measure, Analyze, Improve, Control). ^[5]

Fase menentukan masalah (Define)

Define adalah fase menentukan masalah, menetapkan persyaratan-persyaratan pelanggan, dan membangun tim. fase ini tidak banyak menggunakan statistik, alat-alat (tools) statistik yang sering dipakai pada fase ini adalah diagram sebab-akibat (Cause and Effect Chart) dan Diagram Pareto (Pareto Chart). Kedua alat (tool)statistik tersebut digunakan untuk melakukan identifikasi masalah dan menentukan prioritas permasalahan.

Menentukan masalah

Aspek-aspek yang perlu diperhatikan dalam menentukan masalah adalah

• Spesifik, menjelaskan secara tepat apa yang salah, bagian proses mana yang salah dan apa salahnya.
• Dapat diamati, menjelaskan bukti-bukti nyata suatu masalah. bukti-bukti tersebut dapat diperoleh baik melalui laporan internal maupun umpan balik pelanggan.
• Dapat diukur, menunjukkan lingkup masalah dalam suatu ukuran.
• Dapat dikendalikan, masalah harus dapat diselesaikan dalam rentang waktu tertentu. Apabila masalah terlalu besar maka dapat dipecah-pecah sehingga dapat lebih dikendalikan.

Suara Pelanggan ("Voice of Customer" - VOC)

Adalah ekspresi dari kebutuhan dan keinginan customer. Bisa specifik – “Saya butuh pengiriman dalam 3 hari” bisa juga ambiguous – “Pengiriman yang lebih cepat”. VOC dapat dibandingkan dengan data internal (“Voice of the Process”) untuk menilai proses performance atau process capability kita saat ini.

Untuk mengevaluasi tingkat pentingnya sebuah spesifikasi, biasa digunakanan diagram kano. Diagram ini membagi spesifikasi dari pelanggan menjadi tiga jenis, harus ada (must be), Kemampuan (Performance) dan pemuas (delighter), dan membandingkan dengan tingkat keberadaan suatu spesifikasi.

CTQ (Critical to Quality)

Setelah semua varibel yang dipandang penting oleh pelanggan didapatkan dan diberi nilai terukur (varibel terukur tersebut disebut CTQ). Dengan kata lain, CTQ adalah sebuah karakteristik dari sebuah produk atau jasa yang memenuhi kebutuhan pelanggan ( internal ataupun eksternal).

SIPOC ("Supplier - Input - Process - Output - Customer")

Diagram SIPOC adalah grafik yang membantu mengidentifikasi semua elemen yang relevan dari sebuah proses. SIPOC membantu melihat hubungan antara proses beserta input dan outputnya.

Pengukuran (Measure)

Measure adalah fase mengukur tingkat kinerja saat ini, sebelum mengukur tingkat kinerja biasanya terlebih dahulu melakukan analisis terhadap sistem pengukuran yang digunakan.^[rujukan?]

Analisis Sistem Pengukuran

Masalah yang muncul dalam pengukuran adalah variabilitas pengukuran yang dinyatakan dalam varian( variance ). Varian total suatu pengukuran berasal dari varian yang ditimbulkan oleh produk (part to part) dan varian akibat kesalahan pengukuran (gage).